Informatyzacja to jeden z nowoczesnych elementów chętnie wdrażanych przez instytucje publiczne. Rozwiązania online porządkują pracę, przyspieszają czynności, a także zapewniają klarowny system decyzyjny. To nie tylko bardzo dobre rozwiązanie dla petentów, którzy mogą wygodnie załatwić swoje sprawy, ale także dla urzędników, którzy mogą spokojnie wykonywać swoje czynności. Postęp zmierza ku temu, aby ograniczyć zarówno liczbę etatów w urzędach, jak i kierować coraz więcej pracy w stronę sztucznej inteligencji. Nie ma jednak co się obawiać nowoczesnych rozwiązań, w najbliższym czasie maszyny i tak będą potrzebowały ludzkich asystentów. Urzędnik online to system, który pozwoli odciążyć urzędników. Wielu petentów skarży się na bardzo długi okres oczekiwania podczas wydawania decyzji. Ten czas oczekiwania może być skutecznie skrócony dzięki sztucznej inteligencji, która szybko zweryfikuje poprawność wniosku, zasadność jego złożenia i przeanalizuje wszystkie dane. Co jeszcze warto wiedzieć na temat urzędnika online?
Jak wykorzystać usługę urzędnika online?
Urzędnik online pozwala petentom na szybkie odnalezienie informacji w interesującym ich temacie. Urzędnik odpowie na pytania sformułowanie w bardzo różny sposób, nawet zawierające błędy w pisowni i gramatyce. Wirtualny urzędnik pomaga w sprawach takich jak: wydanie nowego dowodu osobistego, założenie firmy przez internet, opłata za wydanie dokumentów, rejestracja pojazdów, program 500+, zasiłki dla bezrobotnych, świadczenia socjalne i wiele innych. Z kolei zarządzanie aplikacją dostępne dla administratora pozwala na poznanie liczby osób korzystających z aplikacji, analizę najczęściej pojawiających się pytań, obliczenie średniego czasu konsultacji itd. To bezcenne dane, pozwalające na efektywniejszą pracę.
Zalety Urzędnika online
- Przyjazny interfejs – petent ma wrażenie, że rozmawia z prawdziwą osobą, a nie maszyną czy automatycznym botem, dzięki zamieszczeniu przyjaznego avatara.
- Ułatwienie załatwiania spraw – wirtualny urzędnik przydaje się szczególnie wtedy, gdy petent nie jest pewien do jakiego urzędu powinien się udać lub nie jest przekonany czy skompletował całą niezbędną dokumentację. Wirtualny urzędnik pozwala kompleksowo przygotować się do wizyty w urzędzie, gdy jest to niezbędne.
- Oszczędność czasu – wirtualny urzędnik odpowiada bardzo szybko na każde zapytanie. Ponadto podsyła tematy pokrewne, które mogą pomóc zgłębić dane zagadnienie. Liczba klientów obsługiwanych w jednym czasie jest praktycznie nieograniczona.
- Redukcja kosztów – dzięki wirtualnym zapytaniom, ogranicza się koszty związanie z korespondencją, połączeniami telefonicznymi, dojazdem do urzędu itp.
- Rozładowanie kolejek – wirtualny urzędnik pozwala na segregację petentów i w przypadku prostych spraw rozwiązanie ich przy pomocy zdalnych narzędzi np. e-urzędu, elektronicznego podpisu itp.
- Dostępność 24h/dobę – do wirtualnego urzędnika można zwrócić się o każdej porze i w dowolnym dniu.
- Szeroka baza danych – wirtualny urzędnik pozwala uzyskać odpowiedz na pytania z całego spektrum spraw, sformułowanych w najróżniejszy sposób.
- Dobry PR – korzystanie przez instytucje z wirtualnego urzędnika podnosi ich rangę i pozwala na zdobycie zaufania obywateli. To też szansa na pozyskiwanie dodatkowych środków na infrastrukturę, propagowane tego rozwiązania wśród innych, stanie się liderem, stanowienie dobrego przykładu itd.
- Przełamywanie barier - nowoczesne systemy wirtualnego urzędnika umożliwiają porozumiewanie się w języku migowym i w języku obcym.
- Łatwość obsługi – wirtualny urzędnik łatwo wtapia się w interfejs strony internetowej danej instytucji, jest łatwy w instalacji, a obsługując petentów, prowadzi ich praktycznie za rękę w rozwiązywaniu różnych spraw.
